Praca administracyjno-biurowa często kojarzy się z niewielkim ryzykiem zawodowym. Pracownik wykonujący obowiązki przy komputerze, w biurze lub w urzędzie nie ma zazwyczaj kontaktu z maszynami produkcyjnymi czy niebezpiecznymi substancjami. Nie oznacza to jednak, że przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy go nie dotyczą.
Szkolenia okresowe dla pracowników administracyjno-biurowych są jednym z elementów systemu szkoleń BHP. Warto jednak wiedzieć, że przepisy przewidują w tym zakresie istotny wyjątek – w określonych przypadkach pracownik administracyjno-biurowy może być zwolniony z obowiązku odbywania szkolenia okresowego.
Czy pracownik administracyjno-biurowy musi odbywać szkolenie okresowe BHP?
Co do zasady pracownicy zatrudnieni na stanowiskach administracyjno-biurowych są objęci obowiązkiem szkoleń okresowych BHP.
Jednocześnie art. 237³ § 2² Kodeksu pracy przewiduje wyjątek. Szkolenie okresowe BHP nie jest wymagane dla pracownika administracyjno-biurowego, jeżeli przeważający rodzaj działalności pracodawcy znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono kategorię ryzyka nie wyższą niż trzecia, chyba że z oceny ryzyka zawodowego wynika, że takie szkolenie jest konieczne.
Oznacza to, że przed skierowaniem pracownika biurowego na szkolenie okresowe warto sprawdzić zarówno kategorię ryzyka przypisaną do przeważającego rodzaju działalności pracodawcy, jak i wyniki oceny ryzyka zawodowego.
Jak często należy przeprowadzać szkolenie okresowe pracownika biurowego?
Jeżeli pracownik administracyjno-biurowy podlega obowiązkowi odbywania szkolenia okresowego, należy je przeprowadzać nie rzadziej niż raz na 6 lat. Taką częstotliwość wskazuje § 15 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP.
Jest to więc inna częstotliwość niż w przypadku pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych.
Dla porównania:
- pracownicy administracyjno-biurowi – co najmniej raz na 6 lat,
- pracownicy na stanowiskach robotniczych – co najmniej raz na 3 lata,
- pracownicy wykonujący prace szczególnie niebezpieczne – co najmniej raz w roku,
- pracownicy inżynieryjno-techniczni oraz osoby kierujące pracownikami – co do zasady co najmniej raz na 5 lat.
Kiedy pracownik biurowy powinien odbyć pierwsze szkolenie okresowe?
Pierwsze szkolenie okresowe pracownika zatrudnionego na stanowisku administracyjno-biurowym powinno zostać przeprowadzone w okresie do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na tym stanowisku.
Nie należy jednak mylić szkolenia okresowego ze szkoleniem wstępnym BHP.
Przed dopuszczeniem do pracy pracownik powinien zostać odpowiednio przeszkolony w ramach szkolenia wstępnego, obejmującego instruktaż ogólny oraz – jeżeli jest wymagany – instruktaż stanowiskowy.
Szkolenie okresowe ma natomiast na celu przede wszystkim aktualizację i ugruntowanie wiedzy oraz umiejętności z zakresu BHP.
Jak wygląda szkolenie okresowe BHP pracowników administracyjno-biurowych?
Szkolenie okresowe pracowników administracyjno-biurowych może być przeprowadzone w formie:
- kursu,
- seminarium,
- samokształcenia kierowanego.
Program szkolenia powinien być dostosowany do grupy stanowisk oraz zagrożeń występujących w środowisku pracy.
Ramowy program szkolenia dla pracowników administracyjno-biurowych obejmuje między innymi zagadnienia związane z:
- oceną zagrożeń związanych z wykonywaną pracą,
- metodami ochrony przed zagrożeniami dla zdrowia i bezpieczeństwa,
- organizacją stanowiska pracy zgodnie z zasadami BHP,
- postępowaniem w razie wypadku,
- postępowaniem w sytuacjach awaryjnych.
Szczególne znaczenie ma również ergonomia pracy, zwłaszcza w przypadku osób spędzających wiele godzin przed monitorem ekranowym.
Jakie zagrożenia występują na stanowiskach administracyjno-biurowych?
Praca biurowa nie jest pozbawiona zagrożeń. Do najczęściej występujących można zaliczyć:
- długotrwałą pracę w pozycji siedzącej,
- przeciążenia układu mięśniowo-szkieletowego,
- obciążenie wzroku podczas pracy przy komputerze,
- niewłaściwe oświetlenie,
- niewłaściwą organizację stanowiska pracy,
- stres i obciążenie psychiczne,
- możliwość potknięcia lub upadku,
- zagrożenia związane z urządzeniami elektrycznymi,
- zagrożenia występujące podczas ewakuacji,
- ryzyko związane z pożarem lub inną sytuacją awaryjną.
Dlatego nawet stosunkowo krótkie i pozornie bezpieczne obowiązki biurowe powinny być analizowane pod kątem bezpieczeństwa pracownika.
Szkolenie BHP pracowników biurowych a praca przy komputerze
Jednym z istotnych elementów szkolenia pracowników administracyjno-biurowych jest prawidłowa organizacja stanowiska pracy z monitorem ekranowym.
Pracownik powinien znać podstawowe zasady dotyczące ustawienia monitora, organizacji przestrzeni roboczej, właściwego ustawienia krzesła i innych elementów wyposażenia stanowiska.
Warto również pamiętać, że samo szkolenie nie zastępuje obowiązku pracodawcy dotyczącego zapewnienia odpowiednich warunków pracy.
Szkolenie BHP pracownika biurowego powinno więc być powiązane z rzeczywistymi warunkami, w jakich pracownik wykonuje swoje obowiązki.
Kiedy szkolenie okresowe pracownika biurowego staje się obowiązkowe?
Wyjątek dotyczący pracowników administracyjno-biurowych nie oznacza, że pracodawca może zawsze zrezygnować ze szkolenia okresowego.
Jeżeli przeważający rodzaj działalności pracodawcy znajduje się w grupie o kategorii ryzyka wyższej niż trzecia, szkolenie okresowe pracownika administracyjno-biurowego należy przeprowadzić w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia ustalenia wyższej kategorii ryzyka.
Podobnie wygląda sytuacja, gdy z przeprowadzonej oceny ryzyka zawodowego wynika, że szkolenie okresowe jest konieczne. W takim przypadku również należy je przeprowadzić w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia dokonania oceny ryzyka.
Czy pracownik biurowy może być zwolniony ze szkolenia okresowego?
Tak, ale trzeba rozróżnić dwie sytuacje.
Pierwsza dotyczy wspomnianego wcześniej wyjątku wynikającego z kategorii ryzyka i oceny ryzyka zawodowego.
Druga dotyczy pracownika, który posiada aktualne zaświadczenie o odbyciu wymaganego szkolenia okresowego u innego pracodawcy. W określonych przypadkach takie zaświadczenie może być podstawą do zwolnienia z ponownego odbywania szkolenia.
Pracodawca powinien jednak każdorazowo zweryfikować, czy zakres wcześniejszego szkolenia odpowiada wymaganiom dotyczącym obecnego stanowiska.
Czy szkolenie okresowe BHP pracownika biurowego jest tylko formalnością?
Zdecydowanie nie powinno być traktowane w ten sposób.
Celem szkolenia okresowego jest aktualizacja wiedzy i umiejętności pracownika oraz zapoznanie go z rozwiązaniami technicznymi i organizacyjnymi dotyczącymi bezpieczeństwa pracy.
Dobrze przeprowadzone szkolenie może być okazją do przypomnienia pracownikom:
- jak prawidłowo organizować stanowisko pracy,
- jak reagować na zagrożenia,
- jak postępować w przypadku wypadku,
- jak zachować się podczas ewakuacji,
- gdzie znajdują się środki pierwszej pomocy i sprzęt przeciwpożarowy,
- w jaki sposób zgłaszać zauważone zagrożenia.
Dzięki temu szkolenie BHP staje się rzeczywistym elementem systemu bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie, a nie wyłącznie obowiązkiem dokumentacyjnym.
Podsumowanie
Szkolenia okresowe dla pracowników administracyjno-biurowych przeprowadza się co do zasady nie rzadziej niż raz na 6 lat. Pierwsze szkolenie okresowe powinno zostać przeprowadzone w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na danym stanowisku.
Należy jednak pamiętać o ważnym wyjątku. Pracownik administracyjno-biurowy może być zwolniony z obowiązku szkolenia okresowego, jeżeli spełnione są warunki określone w Kodeksie pracy dotyczące kategorii ryzyka oraz oceny ryzyka zawodowego.
Dlatego przed podjęciem decyzji o rezygnacji ze szkolenia pracodawca powinien sprawdzić aktualne przepisy oraz dokumentację dotyczącą ryzyka zawodowego w swojej firmie.
Potrzebujesz szkolenia BHP dla pracowników administracyjno-biurowych?
Prawidłowo przygotowane szkolenie powinno uwzględniać specyfikę pracy wykonywanej w danej firmie oraz zagrożenia występujące na konkretnych stanowiskach. Specjalistyczne szkolenia BHP pomagają pracodawcy prawidłowo realizować obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.